Mnoge poruke e-pošte krenu pogrešnom nogom.Joe Jarac Farmer / Flickr Mnogi ljudi koje ne poznajem započinju e-poštu pozdravom, nadam se da ste dobro, moj uobičajeni odgovor: Da ... ne poznajem vas i dovoljno sam dobro da izbrišem vašu e-poštu bez daljnjeg čitanja.
A, s obzirom na rezultate neformalne ankete, mnogi se ljudi osjećaju isto.
Catharine Hamm, urednica putovanja za Los Angeles Times , koji prima bezbroj parcela od potencijalnih suradnika i PR agenata, također se boji primanja Nadam se da ste dobro slali e-poštu. Po Božjoj milosti mi je dobro, ali što da nisam? pitala je. Siguran sam da bih se jednako naljutio ... Tim ljudima kažem ovo: Izgraditi vezu znači pomoći mi u obavljanju posla, a ne pitati me kakav sam. To znači razumjeti moje tržište, a ne pokušavati razumjeti moju psihu. To znači prepoznavanje i rješavanje mojih novinarskih potreba, a ne pomoć pri pronalaženju osobnog centra.
Kaže Barbara Teszler, izvršna direktorica Teszler PR-a u Santa Monici u Kalifornijiotvaranje nadam se da će vas ovaj e-mail dobro pronaći upravo je tamo s hladnim pozivom koji započinje Ne spuštajte slušalicu ili poštom označite važne podatke crvenom bojom na koverti (važne informacije su da ste prethodno odobrili kredit karticu s tvrtkom za koju ne biste mogli brinuti manje). Ljudi se odlučuju za 'Nadam se da ste dobro' kako bi uspostavili osobnu vezu - zvuči kao da ste tu osobu već upoznali, a ignoriranje ili odbijanje nekoga koga ste osobno upoznali više je nepristojno nego ignoriranje nepoznate osobe nikada se nisam upoznao, pa će se vjerojatnije da će se vaša e-pošta u teoriji pročitati na ovaj način - ali čini mi se izmišljenim i neiskrenim.
Mike Plugh, izvanredni profesor komunikologije na Manhattan Collegeu, vjeruje da ovi pozdravi imaju više veze s tumačenjem primatelja nego pošiljatelja. Ako netko napiše: 'Nadam se da ste imali sjajan tjedan' ili 'Nadam se da vas je ovo dobro pronašlo', postoji šansa da ste imali užasan tjedan ili da ste daleko od 'dobro', ali priznanje našeg zajedničkog čovječanstvo je prava poruka, a ne bilo kakve konkretne nade, kaže Plugh. Razlog zbog kojeg se ove prijateljske ugodnosti mogu činiti neiskrenima je taj što nas gledaju s bijelog zaslona, koji je u biti bezličan.
Pretplatite se na Braganca's Daily Newsletter 
Poslužitelj e-pošte prikazuje upozorenja o neželjenoj ili neželjenoj e-pošti.Foto: Ian Waldie / Getty Images
Prema McClainu Watsonu, direktoru programa za poslovnu komunikaciju u Naveen Jindal School of Management na UT Dallas, ljudi trebaju razvedriti. Ako rečenica ‘Nadam se da ste dobro’ u e-poruci izaziva kod vas emotivan odgovor, ta je rečenica učinila svoj posao, kaže Watson. Ton većine naše svakodnevne e-pošte je proceduralni, transakcijski i zvuči kao da su ga zombiji napisali za zombije. Izazov za one od nas - poput mene - koji želimo napisati e-poštu za ljude koji kucaju srce je pronaći način da uspostavimo simpatičnu vezu s čitateljem tako da se naša e-pošta čita ljudskim glasom. 'Nadam se da ste dobro' možda nije najbolji način za postizanje tog cilja, ali velik dio vremena pristojno radi.
Stručnjak za bonton Brooke Straiton preporučuje da svoje e-poruke pišete unatrag. Vaša bi prva rečenica trebala sažeti vaše potrebe ili namjeru e-pošte, kaže ona. To nekome omogućuje da od samog početka zna je li riječ o e-pošti koju je potrebno hitno adresirati, arhivirati kao informativnu ili bilo kakvu odgovarajuću akciju. Ako želite dodati 'finoće', ostavite ih za kraj.
Jill Tipograph, suosnivačica tvrtke Karijere u ranoj fazi , savjetnik koji pomaže mladim ljudima da održe praksu ili prve poslove, priznaje da je teško uskočiti u posao, pa je važno shvatiti pravi pristup. Treba utvrditi vašu osobnost i izvornost. Morate pronaći nešto ugodno i prihvatljivo u smislu pristupa. Nije to jedna veličina koja odgovara svima, kaže ona. Svaka je situacija drugačija. Pristup bi trebao odražavati stas i / ili sliku koju možete pronaći na mreži.
###
Pitch Perfect: Učinkoviti načini pokretanja e-pošte
Promatrač je pitao Jill Tipograph da ponudi savjete za poboljšanje e-pošte:
Nadam se da će vas ova e-pošta shvatiti da biste trebali biti rezervirani za telefonski poziv ili daljnju e-poštu za osobno predstavljanje. Ako osobu još ne poznajete, najbolje je koristiti drugačiji pristup.
Iskrenost mora biti stvarna ili ne ići tim putem. Budite profesionalni, a ne ležerni. Razmislite o kupnji kartice: biste li poslali pretjeranu ili pretjerano iskrenu čestitku nekome koga ne poznajete?
Pogreška s konzervativne strane u pristupu. Započnite e-poštu s Poštovani gospodine / gospođo / dr .; pređite na osobna imena samo kad je uspostavljena veza ili odnos. Bok ili Hej je previše ležeran. Koristite vlastita imena: Ako se zovu Robert, nemojte ih u početnoj e-pošti nazivati Bobom.
Spomenite uputnika (ako imate njihovo dopuštenje) - uvijek započnite s imenom te osobe u predmetu i prvom retku. To je vaša imovina. Poštovani (prazno) - Pozvao me je (prazno), koji je mislio da biste bili netko s kim se možete obratiti (prazno).
Pristupite ljudima koristeći njihov industrijski žargon - ljudi u kreativnim poljima govore na jedan način, a oni u bankarstvu na drugi način. Ali u svakom slučaju, pametno je ne biti ekstreman. Različite industrije imaju različite standarde.
Upotrijebite ubojnu liniju predmeta e-pošte - ljudi se neće truditi čitati stvarnu e-poštu ako tema ne odjekne. Provjerite je li relevantan, dovitljiv i daje li nekome razlog da otvori. Danas toliko toga ide u neželjenu poštu, pa je umetanje zajedničkog interesa, alma mater ili osobe koja vas je preporučila važno i vrijedno.
Pošaljite daljnju e-poštu - prve se e-poruke često ne pročitaju. Diferencirajte ga: Nadam se da imate sjajan tjedan i htjeli ste se javiti na moju e-poštu prošlog tjedna.
Ljubimac Peeves
Izbjegavajte emojije jer mogu stvoriti pogrešan prvi dojam.
Ne spominjte nekoga bez njegovog dopuštenja.
Nemojte toj osobi dodijeliti nadimak. Story: Nedavni student na fakultetu obratio se Jill putem Interneta i rekao, Hej, Jilly. Nitko me nije zvao Jilly otkad sam bila dijete, a samo me dugogodišnji suprug s vremena na vrijeme zvao tako simpatično, rekla je. Bila sam jako odgađena.
Trostruki dokaz - neugodno je vidjeti pravopisne pogreške i pogrešnu upotrebu gramatike - posebno pogrešno ime ili tvrtka osobe (mislite na prijave za fakultet, npr. Pogrešno ime fakulteta u eseju).
Ne tražite besplatan savjet ili posao bez da u zamjenu ponudite nešto vrijedno. To je pretjerano asertivno i isključeno.
