Kao i većina ljudi, moji su dani ispunjeni hitnim, ali često trivijalnim zadacima.Rasprši Kad je Bonnie Ware, medicinsku sestru za palijativnu skrb koja se brine o terminalnim pacijentima u posljednjim tjednima njihova života, pitala zbog čega su ljudi najviše žalili, iznova se pojavilo 5 odgovora:
- Volio bih da sam imao hrabrosti živjeti život vjeran sebi, a ne život koji su drugi očekivali od mene
- Volio bih da se nisam toliko trudio
- Volio bih da sam imao hrabrosti izraziti svoje osjećaje
- Volio bih da sam ostao u kontaktu sa svojim prijateljima
- Volio bih da sam se dopustio da budem sretniji
Puno razmišljam o ovom popisu dok radim.
Kao i većina ljudi, moji su dani ispunjeni hitnim, ali često trivijalnim zadacima. E-adrese. Sastanci. Nadoknađivanje. Pozivi.
To je poput plaćanja kreditne kartice s visokim kamatama. Radim se do kostiju, ali u principu jedva ostavljam udubljenja . Kad se sjetim onoga što sam postigao od značaja u određenom tjednu, ponekad mi niti jedna stvar ne padne na pamet. Kako to da se to događa?
Na razgovoru na Stanfordu Phil Libin, izvršni direktor Evernotea, pozabavio se upravo ovim pitanjem, raspravljajući o tome kako razlikovati hitno i važno u vašem životu:
Hitni zadaci su zadaci s kojima se treba odmah pozabaviti.
To su stvari poput telefonskih poziva, zadataka s predstojećim rokovima i situacija u kojima morate brzo odgovoriti. Odgovor na e-poštu, kada to morate učiniti, obično je hitan zadatak.
Važni zadaci zadaci su koji doprinose dugoročnim misijama i ciljevima.
To su stvari poput one knjige koju želite napisati, prezentacije koju biste željeli napraviti za promociju i tvrtke koju planirate pokrenuti.
Problem je u tome što se važni zadaci obično iznude hitnim zadacima. Dakle, ako imate ograničenu količinu vremena u svom danu, kako možete biti sigurni da ste odvojili vrijeme za važne zadatke?
Pomoću matrice odluka odlučite što je važno
Jedan od načina da shvatite što je najvažnije jest korištenje Eisenhowerova matrica odluke : 
Kad god to učinite, pravite kompromis između važnog i hitnog.Jamesclear.com/Crew.co
Razvio ga je Dwight Eisenhower, general s pet zvjezdica u američkoj vojsci, vrhovni zapovjednik savezničkih snaga u Europi tijekom Drugog svjetskog rata, predsjednik Sveučilišta Columbia, oh i dvostruki predsjednik SAD-a, ovaj jednostavni okvir dijeli zadatke u jednostavne kategorije:
U gornjem lijevom kutu ( Važno i hitno ), mogli biste staviti stvari poput kriza, rokova i problema.
Gornji desni kut ( Važno i nije hitno ) mogu se sastojati od stvari poput odnosa, planiranja dugoročnih projekata i rekreacije.
Donji lijevi kut ( Nije važno i hitno ) mogu se sastojati od prekida, sastanaka i aktivnosti.
Donji desni kut ( Nije važno i nije hitno ) mogu se sastojati od gubljenja vremena, ugodnih aktivnosti i drugih trivijalnih zadataka.
Prilično je lako ukloniti nevažne, a ne hitne stvari. To nekako nije pametno. Tamo želite provesti što manje vremena.
Važne i hitne stvari također su očito prve stvari s kojima biste se trebali pozabaviti.
Ali što je s određivanjem prioriteta između druga dva kvadranta? Tu stvari postaju teške.
Većina ljudi zadaje se najprije radi hitnih zadataka - problem je u tome ako uvijek radite hitne zadatke, niste u mogućnosti izvršiti važne zadatke .
Uvijek se pojave hitni zadaci. A uvijek će biti hitnijih zadataka nego što ih imate vremena izvršiti, bez obzira koliko se trudili.
Jeste li se ikad zatekli kako kažete, [X] je stvarno važan, ali trenutno nemam vremena za to?
Kad god to učinite, pravite kompromis između važnog i hitnog. Lao Tzu kaže: Vrijeme je stvorena stvar. Reći 'nemam vremena', isto je kao što kažem: 'Ne želim.'
Ili kako je rekao Picasso, Samo odložite za sutra ono što ste spremni umrijeti ako to ne učinite.
Kako hitne važne zadatke
Najjednostavniji način da se osigura da je važan zadatak hitan je dajte mu rok .
Rokovi su zapravo ono što hitne zadatke čini hitnima: činjenica da se morate odmah nositi s njima. Nedostatak rokova također je često ono što važne zadatke čini tako nevažnima. Obično su to vrsta stvari do kojih na kraju možete doći.
Primjerice, stanarinu morate platiti do kraja mjeseca. To je krajnji rok. Kako se taj rok bliži, zadatak postaje sve hitniji.
S druge strane, vaš je cilj postizanje forme važan, ali uopće nije hitan. Imaš li imati doći do teretane do kraja mjeseca? Vjerojatno ne.
Dakle, prva stvar koju morate učiniti ako želite biti sigurni da se obavljaju važni zadaci jest postavljanje rokova. Važan zadatak gotovo je uvijek ogroman skup zadataka (oni su često više poput projekata), a da biste postavili rok, prvo ga morate razbiti na manje zadatke i odrediti rokove za njih.
Moj omiljeni pristup ovome dolazi Obavljati stvari , u kojem David Allen pita:
Koja je sljedeća fizička radnja koju trebate poduzeti da biste napredovali u ovom zadatku?
To je stvar za koju trebate odrediti rok.
Sad tu dolazi presudni dio, jer nije dovoljno samo odrediti rok.
Zašto su vam potrebni ozbiljni rokovi
Druga kvaliteta hitnih zadataka koja ih čini hitnima je ta da se o njihovim rokovima ne može pregovarati.
Ako ne ispoštujete rok, postoje ozbiljne posljedice.
Očito je zašto je to slučaj s nečim poput neplaćanja stanarine. Prvo će vas stanodavac nazvati i vikati na vas. Ako ste osjetljivi na društveni pritisak, to će vam vjerojatno biti dovoljno da na vrijeme platite stanarinu. U suprotnom ćete na kraju biti izvedeni na sud i deložirani, što je za većinu ljudi dovoljno ozbiljno.
Problem samo postavljanja rokova za važne zadatke je taj što oni automatski ne postaju ozbiljni. Ako kažem da moram u teretanu prije kraja tjedna, u osnovi nema posljedica zbog toga što nisam ispoštovao taj rok.
Pa kako učiniti rokove značajnijima? Evo nekoliko načina:
1. Objavi to
Jedan od načina da se rok učini ozbiljnijim jest njegovo javno objavljivanje. Kad ste javno odgovorni do određenog roka, onda ne možete zavaravati samo sebe. Druga strana ove kovanice je da, ako javno odredite datum, bolje provjerite možete li ga stvarno pogoditi. Ne postoji ništa poput stresa zbog toga što morate ispoštovati rok koji ste si postavili preagresivno.
2. Stvorite nagrade i kazne
Drugi način da se rok učini ozbiljnijim je postavljanje nagrade za njegovo pogađanje ili kažnjavanje za nestanak. Postavite ovaj niz nagrada i kazni prije vremena i provjerite niste li vi odgovorni za njegovo stvarno izvršenje. Na primjer, napišite ček za 2000 dolara nekoj političkoj organizaciji koju mrzite, dajte je svom prijatelju i recite im da ga pošalju ako ne ispoštujete rok.
3. Držite druge odgovornima
Kad je riječ o držanju drugih (poput članova vašeg tima) odgovornih za rokove, važno je natjerati ljude da shvate koliko su vam važni rokovi važni. Ne možete tolerirati propuštene rokove. A to znači da se zapravo prijavite i vodite neugodne razgovore kada se propuste rokovi. Ako to ne učinite, tada će ljudi razumljivo pretpostaviti da vam rokovi nisu toliko važni i počet će se sve češće gurati ili propuštati.
4. Postavite sebi stalne podsjetnike
Vrlo je lako zanemariti rok ako nemate stalni podsjetnik. Hitni zadaci često imaju ugrađene podsjetnike, poput vašeg prijatelja ili supružnika koji vas neprestano nagovara da nešto poduzmete. Za važne zadatke morate sami postaviti te podsjetnike. Stavite ljepljive trake oko stola. Postavite kalendarske događaje ili odbrojavanja. Postavite znak pored ogledala u kupaonici. Učini sve što moraš učiniti.
*****
Čini li se ovo kao puno posla? Pa, moglo bi biti u početku. No s vremenom postaje sve lakše i vidjet ćete da se osjećate puno manje pod stresom.
Uvijek ćete imati dovoljno hitnih zadataka da ispunite cijeli dan, tjedan, godinu ili čak cijeli život. Ali ono na što biste doista trebali potrošiti većinu svoje energije jest postizanje važnih stvari, da se ne biste našli s popisom žaljenja zbog stvari zbog kojih nikada niste pronašli vremena.
Jory MacKay je urednik @CrewLabs , gdje je ovaj post izvorno se pojavio . Želite naučiti postati vaša najbolja verzija? Kliknite ovdje da se pridružite tisućama proizvođača i poduzetnika koji dobivaju našu tjednu e-poštu o povećanju vaše kreativnosti i produktivnosti.
